Menuju Satu Data Nasional dengan Solusi Integrasi INSW

Menuju Satu Data Nasional dengan Solusi Integrasi INSW

Oleh Hari Singgihnoegroho (Deputi Bidang Proses Bisnis PP INSW)

Dalam beberapa tahun terak­hir, pemerintah te­rus menggiatkan peningkatan efektivitas dan efisiensi tata kelola peme­rintahan di Tanah Air. Salah satu pendekatan pemerintah ialah dengan menerbitkan Peraturan Presiden (Perpres) No. 95/2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).

Tidak sekadar demi meng­angkat kualitas layanan publik, beleid penanda era e-Government tersebut juga diharapkan memperkuat kolaborasi antarkementerian atau lembaga dalam konteks penciptaan sekaligus pemanfaatan data tunggal.

Sudah dimafhumi, bahwa untuk menyusun kebijakan pembangunan, peme­rintah membutuhkan data-data­ yang bukan ha­nya akurat dan mutakhir, melainkan juga terpadu. Data itupun harus dapat diakses peme­rintah dan publik sesuai kewenangan masing-­masing. Data hasil proses e-Go­vernment atau sekarang dikenal sebagai SPBE se­sungguhnya dapat menjadi jawab­an atas kebutuhan satu data atau data tunggal.

Selama ini, sumber informasi pemerintah untuk menuju satu data nasional diasumsikan hanya berasal dari dua kelompok informasi, yaitu data dari Biro Pusat Statistik (BPS) dan dari Badan Informasi Geospasial (BIG).

Sayangnya, informasi hasil proses SPBE administrasi negara dan layanan publik belum dikelola optimal. Hanya sekadar diteruskan ke BPS untuk diolah, diintegrasikan dan dipu­blikasikan. Adapun untuk analisis dan pembuatan keputusan lebih banyak dipergunakan data hasil proses BPS tersebut. Seyogianya, bila diolah dengan SPBE, data atau informasi dari proses tersebut bisa dengan mudah direlasikan atau diintegrasikan antarsistem untuk menjadi kumpulan informasi yang sahih dipakai setiap saat oleh pemerintah.

Terganjalnya pemanfaatan data hasil SPBE saat ini disebabkan faktor pengembangan sistem yang banyak dilaksanakan mandiri oleh setiap satuan kerja. Kondisi itu diperburuk dengan ketiadaan standar data nasional untuk perencanaan dan pengolahan informasi sehingga menyulitkan relasi dan integrasi data hasil proses SPBE.

Imbasnya, bermunculanlah pulau-pulau sis­tem informasi yang tersebar di seluruh ins­tansi. Pulau-pulau sistem informasi tersebut pada akhirnya menyebabkan penggunaan data bagi perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, serta pengendalian pembangunan nasio­nal menjadi tidak optimal. Pemerintah pun kehilangan peluang untuk mendapat data a­kurat langsung dari sumbernya sebagai dasar analisis keputusan dan penataan kebijakan.

INSW Menembus Batas

Keberadaan pulau-pulau sistem informasi tersebut merupakan tantangan yang harus diatasi secara cerdas dengan memanfaatkan kemampuan sistem digital. Terbukti dalam penerapan Indonesia National Single Window (INSW) yang dapat mengintegrasikan 18 instansi pesertanya dalam kesatuan layanan national single window (NSW). Hasilnya, sekat­an pulau-pulau informasi tersebut secara teknis tak lagi jadi hambatan.

Secara historis, INSW lahir lantaran komitmen para negara peserta ASEAN membentuk ASEAN Single Window (ASW). INSW hadir sebagai referensi tunggal bagi negara lain dalam berdagang dengan Indonesia.

INSW mengintegrasi informasi persyaratan fasilitasi perdagangan, sekaligus layanan fasi­litas perdagangan antarinstansi, khususnya bagi fasilitasi perdagangan antarnegara. Integrasi tersebut menciptakan satu kesatuan layanan pemerintah secara single window, termasuk untuk mempermudah pengurusan perizinan ekspor-impor, persyaratan edar, hingga kemudahan customs clearance dan cargo release.

Untuk memenuhi kebutuhan integrasi, keberadaan pulau-pulau sistem tanpa standar harus diatasi. Dengan inovasi teknologi informasi, ternyata  integrasi sistem dan informasi antarentitas sistem yang berbeda-beda itu dapat dimungkinkan. Pada sistem INSW, pembentukan Hub/Portal INSW sebagai ti­tik temu dan koordinasi proses antarentitas menjadi contoh pelaksanakan integrasi pro­ses layanan multientitas serta integrasi informasi tersebut.

Di samping itu, dibentuk pula Indonesia National Trade Repository (INTR) pada Portal INSW yang juga merupakan gerbang akses layanan dan informasi antara ASW dan layanan NSW Indonesia, maupun gerbang akses bagi layanan NSW bagi pengusaha di Indonesia.

Dengan solusi cepat tersebut, Indonesia berhasil menjadi negara pertama di ASEAN yang mengoperasikan layanan NSW pada 2008, meski baru berupa integrasi proses layanan antarinstansi yang mengombinasikan sistem manual berbantuan komputer dan sistem elektronik. Belum merupakan layanan single window yang seharusnya sepenuhnya berbasis elektronik.

Sebenarnya, layanan NSW terintegrasi baru layak disebut layanan single window atau layanan online & single submission jika sudah memenuhi standar 3 Single dari ASW. Indonesia sendiri sejak Agustus 2007 telah memi­liki rencana pengembangan sistem single window.

Rencana itu tertuang dalam cetak biru INSW sebagai buah kolaborasi tim persiap­an INSW yang didampingi relawan pakar TIK dan Dewan TIK Nasional.  Namun, karena kebutuhan solusi cepat, terap­an standar tersebut belum sepenuhnya dilaksanakan. Alhasil, sampai hari ini, belum terwujud layanan single window yang memungkin­kan pelaku usa­ha  bisa meng­akses semua layanan peme­rintah pada satu tempat.

INSW Gen-2

Dalam praktiknya, penerap­an INSW masih menghadapi sejumlah tantangan. Memasuki 2019, pelaksanaan NSW baru sebatas memenuhi kebutuhan ASW, khususnya dalam hal percepatan customs clearance dan cargo release.

Banyak faktor yang me­ngendala terlaksananya NSW secara lengkap. Umum­nya  ialah faktor kendali nonteknis, misalnya adanya peraturan yang memba­tasi penggunaan data antar­instansi, atau peraturan yang hanya memfasilitasi prosedur proses manual berbasis dokumen tanpa disertai prosedur proses secara elektronik. Masih ada pula kebutuhan organisasi pelaksana, baik di tingkat nasio­nal maupun di  setiap instansi. INSW memerlukan dukung­an organisasi operasi di tingkat antarinstansi dan organisasi integrasi dalam ins­tansi.

Pengaturan tentang orga­nisasi yang diperlukan untuk mengoperasikan INSW sebenarnya selaras dengan kebutuhan Organisasi Pusat Data yang ada dalam Perpres No 95/2018 tentang SPBE. Organisasi itu menjadi fasilitator konsolidasi/integrasi data dan proses untuk antarins­tansi, sekaligus untuk internal instansi masing-masing.

Dengan kewenangan yang memadai, baik di instansi masing-masing maupun untuk mengelola Portal INSW –juga dengan adanya mandatory terapan NSW di seluruh instansi– diharapkan layanan single window dan integrasi satu data nasio­nal untuk ekspor-impor dapat dijalankan dengan baik dalam sistem INSW.

Di sisi lain, sejak INSW dio­perasikan dengan solusi cepat lewat pemanfaatan prosedur manual berbantuan kompu­ter melalui pertukaran dokumen elektro­nik, urgensi integrasi data referensi yang seharusnya dibuat di Portal INSW jadi berkurang.

Padahal, tanpa integrasi data lengkap tentang pelaku usaha dan kegiatan ekspor-­impor mereka, layanan ­single sub­mission dan standar NSW tidak mung­kin dilaksanakan. Itulah me­ngapa perlu penyempurnaan sistem INSW.

Sebagai tindak lanjut dan koreksi atas pelaksanaan sebelumnya, pemerintah kini menyiapkan Arsitektur Sistem INSW yang disebut sebagai sistem INSW Gen-2.­ Namun, langkah tersebut memerlukan sejumlah kebijakan na­sional pendukung. INSW ­Gen-2 pun harus dibuat bersama seluruh K/L peserta INSW beserta pengelola portal dengan melakukan penyesuaian terhadap  semua­ hambatan nonteknis.

Dengan adanya model pe­nerapan INSW, dan pengalam­an dalam terapan INSW selama ini, sekatan yang timbul dari pulau-pulau sistem informasi bukan lagi hambatan. Apalagi, pemerintah juga mengembangkan integrasi untuk beberapa kelompok kegiatan perekonomian dan layanan publik.

Sesuai Perpres No. 91/2017 tentang Percepatan Pelaksanaan Berusaha, telah dilaksanakan pula integrasi layanan publik antarinstansi sesuai terapan standar integrasi dan standar Umum NSW, yang kemudian dikenal dengan nama layanan Online Single Submission (OSS). De­ngan begitu, pola terapan dan standar NSW sudah dapat digunakan sebagai standar nasional untuk integrasi proses, data dan informasi, menuju terwujud­nya satu data secara nasional. Baik per instansi pusat maupun daerah, sesuai kelompok kegiatan dan kepentingan dalam layanan publik.

Yang patut digarisba­wahi, penerapan standar NSW yang akan menghasilkan satu basis data untuk kepen­tingan bersama, diba­rengi sejumlah risiko. Risiko-risiko tersebut memerlukan penataan kebijakan manajemen perubahan secara nasio­nal, yang didahului analisis risiko (risk impact analysis/RIA) atas perubahan yang terjadi.

Risiko atas perubahan yang ditemui dalam terap­an standar NSW saat ini ­antara lain,­ penyesuaian peraturan internal agar tidak menghambat transformasi di­gital yang melintasi sekat antarsatuan kerja. Sekatan tersebut digantikan de­ngan sistem pengamanan akses proses dan data sesuai kewenangan masing-masing.

Kemudian, risiko per­ubahan layanan dari tatap muka menjadi tidak tatap muka. Dalam praktik NSW, layanan tatap muka dilakukan kelompok layanan front office yang membantu menerima permohonan atau menyampaikan langsung hasil layanan kepada pihak berkepentingan. Namun, kelompok tersebut tidak ikut memproses dan memutuskan permohonan. Dua hal tersebut dilakukan tanpa ta­tap muka oleh pemegang kewenangan di back office.

Untuk itu, layanan front ­office bisa diperbanyak di lokasi pengguna layanan. Sementara itu, layanan back office bisa dikonsolidasikan sesuai cakupan atau area layanan.

Risiko lain terkait de­ngan basis data. Semua pro­ses yang bermuara pada basis data bersama akan menimbulkan perubahan besar atas kondisi penyimpanan data. Penyimpanan data bersama tersebut harus dilakukan tanpa mengambil alih tanggung jawab instansi masing-­masing atas elemen data yang ia miliki. Arti­nya, satu basis data bersama pada pusat data tetap dipelihara sehingga bisa dipertanggungjawabkan oleh setiap ins­tansi masing-masing.

Berikutnya ialah risiko tumpang tindih kendali integrasi proses dan data bersama. Saat ini, sudah tampak risiko tersebut dengan diimplementasikannya solusi NSW pada INSW dan OSS. INSW akan menghasilkan satu data pelaku usaha ekspor-­impor lengkap de­ngan data kegiatan meli­puti izin dan transaksi ekspor-­impor. Sementara itu, OSS menghasilkan basis seluruh data pelaku usaha, termasuk pengusaha ekspor-impor, tan­pa dilengkapi data kegiat­an usaha yang sesungguhnya diperlukan untuk menentukan profil setiap pelaku usaha tersebut.

Tumpang tindih itu dapat dihindari apabila proses layanan single window bisa dilaksanakan melalui gerai layanan tanpa batasan ins­tansi, dan dipisahkan dari pusat data  maupun pelaksana proses back office yang ada di semua instansi.

Satu Data Nasional

Cita-cita Indonesia memiliki satu data nasional membutuhkan pemahaman atas kompleksitas rantai pro­ses penghimpunan data. Perjalanan informasi dari sumbernya, yaitu data transaksi, hingga menjadi satu data nasional bisa dikatakan cu­kup panjang. Tanpa pemaham­an, kebijakan pengembang­an sistem satu data na­sional yang diperlukan bisa-bisa salah sasaran.

Bicara soal data awal bia­sanya bicara soal transaksi administrasi atau layanan publik sebagai sumber informasi. Berdasarkan pro­ses penghimpunannya, data awal itu dibedakan atas data bagi pembentukan informasi internal pemerintah dan data bagi pembentukan informasi eksternal.

Data internal pemerintah berupa data proses adminis­trasi ataupun layanan pemerintah, yang selama ini ber­asal dari bermacam pro­ses yaitu dengan SPBE, Sistem Manual Berbantuan Komputer, maupun sepenuhnya proses manual. Sementara itu, data eksternal pemerintah mencakup data kegiatan pemerintah yang hanya bisa diperoleh melalui penelitian, sensus, survei, dan sebagainya, seperti data luas lahan pertanian data, jumlah petani, hasil produk pertanian, dan lain-lain, yang semuanya dihimpun dan diharmonisasikan oleh BPS.

Dengan adanya Perpres No 95/2018 tentang SPBE, kelak hanya data internal pemerintah sajalah yang perlu distandarisasi dan diproses dengan SPBE. Setelahnya, data-data itu bisa bisa dihimpun menjadi kesatuan data sesuai strata peringkat pemerintahan dari instansi daerah, ins­tansi pusat, maupun gabung­an secara nasional.

Untuk melaksanakan Perpres SPBE tersebut, transformasi digital pada pro­ses internal pemerintah di pusat dan daerah menjadi kebutuh­an tak terelakkan. Integrasi data dan informasi, analisis pembuatan keputusan, ataupun penyempurnaan kebijakan, tidak dapat lekas diwujudkan apabila belum ada SPBE yang memenuhi syarat dan standar tatakelola.

Di sisi lain, dilihat dari situasi dan kondisi nasional, sebenarnya tidak semua proses layanan pemerintah untuk menghasilkan data internal dapat diproses dengan standar SPBE. Masih ada dae­rah yang baru bisa menjalan­kan proses manual. Ada juga daerah yang dalam tahap bisa melaksanakan pro­ses dengan prosedur manual berbantuan komputer.

Kendati demikian, kondisi-kondisi tersebut tidak lagi dapat menghalangi integrasi data dan informasi. Dengan pengalaman terapan INSW, data proses manual maupun proses manual berbantuan komputer dapat dikonversi menjadi data digital se­suai standar SPBE. Yang terpenting, ada perencanaan nasional untuk menyatukan seluruh data dan informasi secara berjenjang dengan solusi digitalisasi seluruh data internal pemerintah.

Adapun upaya mewujudkan satu data nasional ataupun memanfaatkan hasil konversi data internal peme­rintah menjadi data digital membutuhkan penerapan berjenjang SPBE. Mulai dari tingkatan terendah, misal­nya kelurahan, untuk kemudian dikonsolidasikan ke tingkat­an yang lebih tinggi hingga tingkat nasio­nal. Maka, ada baiknya penyusun­an perencanaan dan pembentukan peta informasi dari mulai proses transaksi hingga menjadi informasi.

Kemudian, dibutuhkan juga perencanaan integrasi data informasi secara bertahap. Mulai dari integrasi proses transaksi pada satuan kerja, berlanjut antarsatuan kerja, lalu bertahap hingga ke tingkat nasional.

Lebih lanjut, karena sumber dari informasi ialah data transaksi administrasi maupun layanan publik, perlu ada pemahaman atas kebutuh­an data pada setiap jenjang organisasi, dan penempatan posisi transaksi pada setiap jenjang. Pemahaman itu untuk meminimalisasi risiko terjadinya kesalahan informasi yang dihasilkan mencakup tiga hal: peran data transaksi sebagai sumber data; perbedaan kebutuh­an data dan informasi di setiap jenjang organisa­si; serta perbedaan dalam integrasi.

Dengan peran data transaksi sebagai sumber data, pering­kat data transaksi di manapun satuan kerja pelaksana ber­ada merupakan pe­ringkat informasi terendah dan menjadi sumber awal informasi di semua peringkat organisasi.

Contohnya, informasi pen­da­patan daerah gabungan di suatu provinsi merupakan gabungan dari transaksi pendapatan yang terjadi di setiap kabupaten provinsi bersangkutan, ditambah dengan transaksi di kantor provinsi. Dengan begitu, status transaksi di kantor provinsi setara dengan status di tingkat kabupaten atau kelurahan sekalipun, yaitu selaku data awal terbentuk­nya informasi.

Berbekal pemahaman bah­wa transaksi merupakan data awal suatu informasi, data hasil entry atas rekap dari banyak transaksi tidak dianggap sebagai hasil pro­ses transaksi, melainkan sebagai hasil proses informasi. Pemahaman itu pen­ting dalam terapan integrasi data dengan standar NSW, yang di antaranya ialah ­single submission of data. Arti­nya, data yang sudah ada dalam sistem, meski entitasnya berbeda, tidak lagi memerlukan proses entry ulang sebagai transaksi. Data tersebut diproses dengan aplikasi secara single submission sebagai hasil proses informasi.

Pemahaman tersebut juga diperlukan untuk meng­hindari kegagalan penggunaan sistem umum yang dibuat untuk integrasi informasi. Sebagai contoh, bebe­rapa aplikasi yang disiapkan pemerintah pusat agar dae­rah lebih mudah melakukan integrasi informasi justru sering dikeluhkan karena tidak sesuai kebutuhan.

Dari gambaran tersebut, dapat disimpulkan bahwa kebutuhan menuju satu data ditunjang dengan piramida data yang sangat ba­nyak di tingkat terendah dan sangat sedikit di puncak­nya. Oleh karenanya, dalam penyediaan aplikasi umum, perlu standar tertentu de­ngan logika dan proses yang ajek. Namun, penting pula untuk menyematkan fasilitas tambahan pada aplikasi, yang boleh dimodifikasi oleh pengguna untuk memenuhi dinamika kebutuhan informasi internal, baik dengan organisasi seperingkat maupun organisasi di bawahnya.

Dapat kita simpulkan bahwa untuk mempersiapkan terwujudnya satu data nasional, diperlukan integrasi proses SPBE yang dimulai dari transaksi administrasi dan layanan. Praktik integrasi itu sendiri antara lain dapat dilihat pada implementasi standar NSW untuk mengintegrasikan multientitas layanan publik.

Standar NSW memang belum kita gunakan secara sempurna pada layanan ekspor-­impor (melalui INSW) dan layanan berusaha (melalui program kerja OSS).

Akan tetapi, realisasi­nya­ telah memperlihatkan bahwa se­kat­an pulau-­pulau sistem informasi dari setiap entitas tidak menjadi penghambat integrasi, selama digunakan solusi integrasi multientitas yang sudah kita mulai de­ngan peng­aplikasian standar NSW oleh semua negara ASEAN dalam mendukung ASW.

Lebih lanjut, untuk dapat menyempurnakan kebutuh­an satu data, bukan hanya sekatan multientitas organisa­si saja yang perlu diintegrasikan, internal setiap entitas organisasi pun perlu berintegrasi. Dengan terapan standar 3 Single NSW untuk mengintegrasikan sistem dalam satu entitas, akan dapat diperoleh juga efisiensi. Informasi juga dijamin terhimpun secara akurat.

Patut diingat, integrasi entitas tunggal secara tata kelola seakan lebih mudah karena dikelola satu entitas yang bisa mengatur secara internal. Namun, praktiknya tidak segampang itu. Diperlukan pemahaman relasi antardata yang ada dalam satu entitas untuk bisa diintegrasikan dalam satu basis data sejenis. Dengan kata lain, untuk mengintegrasikan satu entitas tunggal, butuh kecerdasan dalam terapan dengan fokus pada manajemen basis data untuk penggunaan bersama dalam satu entitas.

Kemudian, dengan modeling integrasi informasi berbasis standar NSW, baik untuk integrasi entitas tunggal maupun integrasi multientitas, akan dapat dikembangkan peta alur data akurat sejak dari transaksi hingga informasi nasional yang integratif.

Untuk mendukung terciptanya satu data nasional, di masa mendatang, kita juga berharap pemerintah dapat  mengembangkan sistem kom­putasi informasi nasional.

Setiap node akan terdiri dari cluster informasi terintegrasi yang dikelompokkan sesuai sudut kepentingan masing-masing.

Pengelolaan data dan informasi sedemikian rupa bukan saja akan mempermudah manajemen peme­rintahan, melainkan juga mempermudah penataan kebijakan perekonomian yang mampu menjaga kemakmur­an bangsa.

(Tulisan sebelumnya dimuat dalam INSW Magz edisi Kelima)