Persiapan dan yang perlu diperhatikan Importir / PPJK di Pelabuhan Belawan-Medan untuk Sistem INSW

Persiapan dan yang perlu diperhatikan Importir / PPJK di Pelabuhan Belawan-Medan untuk Sistem INSW

Dalam rangka penerapan Sistem National Single Window (INSW) menuju otomasi sistem pelayanan yang terintegrasi untuk mewujudkan reformasi layanan publik di bidang Ekspor - Impor di pelabuhan Belawan - Medan, berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dan disiapkan oleh Importir / PPJK

Tujuan Sistem INSW
1.Mempermudah proses dan menurunkan biaya Ekspor dan Impor yaitu dalam hal Customs release and cargo clearence
2.Mengintegrasikan antara proses perijinan dan kepabeanan baik di pelabuhan laut atau bandara udara
Bagaimana Pengguna Jasa Bergabung dalam Sistem INSW
1.Tidak ada biaya karena dikelola oleh pemerintah
2.Secara otomatis akan ikut sesuai tahapan implementasi di setiap pelabuhan/bandara di Indonesia
3.Harus melakukan registrasi di Portal INSW
Fasilitas yang akan didapatkan dari INSW bagi pengguna jasa, sistem INSW memberikan
1.Informasi mengenai BTBMI, Pos Tarif, BC.11, Lartas Impor dan Lartas Ekspor di http://eservice.insw.go.id
2.Tracking Status PIB di http://apps1.insw.go.id
3.Informasi perkembangan Sistem INSW di http://www.insw.go.id
4.Forum diskusi di http://eservice.insw.go.id/forum
Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan atau sebagai referensi pengguna jasa untuk bergabung dengan Sistem INSW di di pelabuhan Belawan. Tidak ada perbedaan implementasi INSW di pelabuhan Belawan dengan tempat lain yaitu :
1.Registrasi Portal INSW
2.Melakukan update Modul PIB
3.Mengukuti update informasi di website insw (http://www.insw.go.id) untuk mengetahui apa yang saja yang terjadi dalam sistem INSW
4.Mengikuti kaidah penulisan dokumen pelengkap PIB
5.Menghindari hal-hal yang menyebabkan dokumen PIB direject
REGISTRASI PORTAL INSW
Registrasi portal dilakukan untuk mendapatkan user id dan password untuk menggakses Portal INSW diperlukan registrasi online di Portal INSW. Alamat registrasi ada di http://reg.insw.go.id. Petunjuk operasi/tata cara registrasi dapat di download di sini. Untuk melakukan registrasi ada beberapa langkah yang dilakukan yaitu :
1.Mengisi form registrasi online (alamat di atas : http://reg.insw.go.id.)
2.Mendowload Surat Persetujuan Penggunaan Portal INSW setelah berhasil melakukan registrasi
3.Cetak Surat Persetujuan Penggunaan Portal INSW dan tandatangani di atas materai Rp 6000
4.Siapkan surat penunjukan petugas admin dari perusahaan
5.Kirim/sampaikan kedua surat tersebut ke Posko INSW Belawan, Kantor Pelayanan Madya Pabean Belawan, Ruang OKDD.
6.User/Password Portal INSW akan dikirim via email max 3 hari setelah penyerahan berkas.
7.User yang diberikan adalah user Admin Perusahaan
Selanjutnya setelah mendapatkan user id dan password, Admin Perusahaan dapat membuat user-user untuk perusahaannya. User Perusahaan ini lah yang nantinya dapat melakuka  tracking status PIB. Sementara user Admin Perusahaan bertugas untuk :
1.Sebagai admin portal INSW di perusahaan masing-masing
2.Membuat/Mengedit/Mengubah password user perusahaan
Untuk selengkapnya tentang petunjuk operasional user portal INSW dapat di download di :
1.Petunjuk operasi admin perusahaan
2.Petunjuk operasi user perusahaan
UPDATE MODUL PIB
Update modul PIB adalah untuk mendapatkan data-data yang terbaru dalah hal kode perijinan, kode pelabuhan dan kode edifact. Silahkan akses informasi yang ada di website INSW pada alamat berikut ini :
1.http://www.insw.go.id/inswsite/index.php?id=3&
2.http://regmodul.edi-indonesia.co.id
UPDATE INFORMASI
Informasi yang perlu untuk di ketahui updatenya adalah perkembangan sistem INSW di website insw. Hal ini bermanfaat untuk mengetahui update
1.Perubahan lartas
2.Perubahan tarif dalam BTBMI
3.Informasi implementasi
KAIDAH PENULISAN DOKUMEN PELENGKAP
Dokumen pelengkap yang dimaksud dokumen perijinan yang diterbitkan oleh Instansi Pemerintah terkait dengan aturan yang melekat pada jenis barang. Contohnya :
1.Badan POM
Hilangkan kata " PO. "
Contoh: PO.03.02.533.1.002090 Maka ditulis: 03.02.533.1.002090
2.Depkes
Format penulisan di Perijinan HC
Contoh : HK.07.SKI-ALKES/5/0009/2008  "Perhatikan tanda ".", "/"
3.Karantina Hewan
a. Hilangkan karakter 2 digit awal.  Hilangkan format garis miring (kalau ada)
b. Contoh:
M/I/120400/20070726/007756 => 26 Digit
Maka ditulis:
12040020070726007756 => 20 Digit
4.Karantina Ikan
a. Hilangkan kode dokumen.  Hilangkan format garis miring (kalau ada)
b. Contoh:
Sertifikat Pelepasan (KID3):
I/KI-D3/15.0/VIII/2007/000999 => 29 Digit
Maka ditulis:
I15.0VIII2007000999 => 19 Digit

Surat Keterangan Masuk Instalasi Karantina
I/KI-470/P1/15.0/VIII/2007/001100 => 33 Digit
Maka ditulis:
I15.0VIII2007001100 => 19 Digit
PENYEBAB REJECT PIB
Terjadinya reject dalam sistem INSW sebagian besar adalah dalam hal perijinan. Untuk reject lainnya itu adalah sama dengan reject di sistem Bea Cukai sebelum INSW. Salah satu fungsi sistem INSW adalah melakukan validasi data perijinan.
1.Data perijinan tidak dicantumkan
Contoh Reject :
HS 0404101100 Terkena lartas. Cantumkan ijin di PIB dari BPOM. Kondisi dokumen PIB terkena aturan lartas dari Karantina Hewan dan BPOM. Importir telah merekam nomor/tanggal perijinan dari karantina hewan namun belum mencantumkan ijin dari BPOM
Solusinya adalah:
Terhadap PIB ini dibutuhkan ijin dari BPOM Jika belum memiliki Ijin, harap menghubungi BPOM untuk mengurus ijinnya Setelah BPOM selesai mengeluarkan ijin, Ijin elektronik secara otomatis akan di upload/kirim ke Portal INSW Importir wajib mengisikan nomor/tanggal dokumen ijin (SKI) BPOM di Modul PIB PIB dapat di kirim ulang
2.Data perijinan tidak ditemukan
Reject :
HS 1001901900 Terkena lartas. Ijin tdk ditemukan, hub. Krtina. Kondisi dokumen PIB terkena aturan lartas dari Karantina Tumbuhan. Importir telah merekam nomor/tanggal perijinan dari karantina.
Penyebab terjadinya reject, antara lain:
Nomor dan tanggal ijin tidak sesuai dengan dokumen perijinan elektronik yang di sampaikan (upload) oleh Karantina Tumbuhan ke Portal INSW, Kesalahan pengisian (format) nomor ijin, Kesalahan pengisian tanggal, Kesalahan pengisian kode dokumen, Ijin elektronik dari Karantina Tumbuhan belum di upload ke Portal INSW
3.Item tidak sesuai
Reject :
HS 0404101900 Terkena lartas. Item tdk sesuai. Kondisi dokumen PIB terkena aturan lartas dari Karantina Hewan dan BPOM. Importir telah merekam nomor/tanggal perijinan dari karantina dan SKI-BPOM
Penyebab terjadinya reject, antara lain:
Detil PIB tidak sesuai (dalam kasus di atas terdapat perbedaan HS code) dengan dokumen perijinan elektronik yang di sampaikan (upload) oleh Karantina Tumbuhan ke Portal INSW. Item data yang dilakukan croscheck antara Dok. PIB dengan Dok. Perijinan:
1.NPWP
2.No Perijininan
3.Tanggal diterbitkan perijinan
4.Kode Ijin
5.HS code
6.Pelabukan Muat/Bongkar
7.Negara Asal
8.Jangka Waktu Berlakunya ijin
Demikian kami sampaikan semoga bermanfaat